orka-e-belge

E-Belge Nedir? Nasıl Düzenlenir?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-DefterE-FaturaE-İrsaliyeE-Müstahsil MakbuzuE-SMME-Ticaret

Hem ülkemizde hem de dünyada yaşanan dijital dönüşüm yolculuğundan şirketlerde kullanılan belgeler de nasibini almış durumda. Küçük veya büyük ölçekli pek çok şirket, düzenlediği belgelerde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın kararları doğrultusunda dijitalleşme yoluna gitmekte. E-belge olarak adlandırılan bu kavram dijitalleşme sürecine uyumlanma açısından işletmeler için oldukça önemli. Ancak e-belge düzenleme sürecinde hangi belgelerin bu kapsama girdiğine ve ne tür standartların benimsenmesi gerektiğine dair bazı soru işaretleri bulunmakta. Peki, e-belge nedir, ne işe yarar ve nasıl düzenlenir? Gelin e-belge hakkındaki önemli konu başlıklarını yakından inceleyelim.

E-Belge Nedir?

Elektronik belge olarak adlandırılan e-belge, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın dijital dönüşüm çerçevesinde uygulamaya aldığı tüm elektronik belgelere verilen isimdir. E-belge çeşitleri arasında e-fatura, e-irsaliye, e-defter ve e-gider pusulası gibi farklı belgeler yer alır. Elektronik belgeler sayesinde şirket yetkililerinin muhasebe kayıtlarını oluşturması ve takip etmesi daha kolay olur. Fiziki ihtiyaçları ortadan kaldıran elektronik belgeler sayesinde arşiv tutma gerekliliği kalmaz. Bunun yerine belgelerin kaydı e-arşiv üzerinde tutulur ve istenildiği zaman ilgili dokümanlara kolayca ulaşılabilir.

E-Belge Ne İşe Yarar?

Teknolojinin hızla geliştiği günümüz iş dünyasında dijital dönüşüm faaliyetleri önemli bir gereklilik halini almıştır. Ticari faaliyetlerde kullanılan e-belge sistemi ile birlikte ekonomik anlamda daha hızlı ve güvenli bir zemin oluşturmak, işlerin daha verimli ilerlemesini sağlamak mümkün olur. GİB öncülüğünde başlatılan büyük dijital dönüşüm devrimi kapsamında verimlilik, otomasyon ve optimizasyon anlamında işletmelere daha akıcı süreç yönetimine sahip olma imkanı sunulur. Elektronik belge sistemi ile birlikte şirketlerin daha hızlı, eksiksiz ve tasarruflu şekilde hareket etmesi desteklenir. Elektronik ortamda hazırlanan e-belgeler sayesinde işlemlerin kontrolü ve paylaşımı çok daha kolay bir şekilde gerçekleştirilirken süreçlerin dünya standartlarına taşınması da mümkün hale gelir.

E-Belge Nasıl Düzenlenir?

E-belgeler mükellefler tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara göre hazırlanmalı ve düzenlenmelidir. Gerekli koşulları sağlayan söz konusu elektronik belgeler GİB portalı üzerinden gönderilebilir. Elektronik belge kullanımı işletmelerde her geçen sene daha fazla yaygınlaşan bir uygulama olup belirli vergi mükellefleri için ise zorunlu hale gelmiştir. E-belge sistemi; özel entegratörler, GİB portalları ve doğrudan entegrasyon sistemleri olmak üzere 3 farklı şekilde kullanılabilir. Vergi mükellefi olan işletmeler bu yöntemlerden birini seçerek, e-belge başvuru sürecini başlatarak elektronik belge kullanımı gerçekleştirebilir. E-belgelerin kontrolü ise e-belge doğrulama ve görüntüleme sistemleri aracılığı ile denetlenir.

Orka Bilgisayar ile E-Dönüşüm Sürecini Başlatın

İşletmeniz için dijital dönüşüm sürecini başlatmak istiyorsanız Orka Bilgisayar’ın kapsamlı e-belge transfer hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Diğer entegratörlerden e-belge transferi yaparak müşterilerinizin e-fatura portalındaki elektronik belgeleri hızlıca indirip görüntüleme ve toplu muhasebeleştirme düzenleme işlemlerini yapma imkanı bulabilirsiniz. Orka SQL programındaki e-belge modülünü satın alarak süreci hemen başlatabilirsiniz.

Ayrıca şirketinizin faturalarını tek tuşla oluşturabilir ve muhasebe kayıtlarına otomatik olarak iletebilirsiniz. E-fatura hizmeti ile göndermiş olduğunuz faturalara Word, Excel veya PDF dokümanları ekleyerek müşterilerinize işlem hakkında daha ayrıntılı bilgi verebilirsiniz. E-defter uygulaması ise elektronik ortama girdiğiniz her kaydın GİB standartlarına uyumluluğunu denetleyerek e-defter gönderim gününü size hatırlatır. Bilanço kuralları dışında kalmış hiçbir e-defteri düzenleyemez veya gönderemezsiniz. Bu sayede işlemlerinizde hata yapma olasılığınız ortadan kalkar.

Tüm bunların yanında e-arşiv uygulaması ile e-fatura mükellefi olmayan kişilere de dijital ortamda e-belge düzenleyebilir ve gönderebilirsiniz. Birden fazla şubeniz varsa tanımlama ve aktivasyon süreçlerine hız katabilir, gelen-giden e-arşiv faturalarınızın takibini kolay hale getirebilirsiniz. Siz de Orka Bilgisayar’ın işletmenize en uygun e-dönüşüm seçeneklerini hemen inceleyerek dijital süreçlerinizi en iyi şekilde yönetin!

Orka Demo

E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Fatura Kesilebilir mi?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura
Orka Demo

E-Fatura Nedir?

E-fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve alıcıya gönderilen fatura türüdür. E-fatura türleri sayesinde faturanın bastırma ve kargolama maaliyetlerinden tasarruf etmiş olunur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen e-fatura, Vergi Usul Kanunu’nca belirlenen esaslara göre hazırlanır. E-fatura kullanılacaksa, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Portal’ını kullanabilir ya da Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen entegratör kuruluşlardan hizmet alınılabilir. E-Fatura uygulamasına geçmek için öncelikle, Kamu Sertifikasyon Merkezine başvurulmalı sonrasında ise mali mührün temin edilmesi gerekir. Eğer söz konusu bir şahıs firmasıysa, e-imza almak E-Fatura uygulamasına geçiş yapabilmeniz için yeterlidir. 509 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilen işletmeler e-Fatura sistemine geçiş yapmak zorundadır. Eğer söz konusu şirket, bu şirketler arasında değilse bile, sisteme başvuru yapma ve e-fatura kullanma şansı hala mevcuttur.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere uygun olarak düzenlenen faturaların elektronik ortama taşınması, raporlanması ve muhafaza edilmesidir. Faturanın göndericiden alıcıya güvenli bir şekilde ulaşması için oluşturulan sistemi kullanabilmek için öncelikle e-fatura sistemini kullanabiliyor olmak gerekir. E-fatura sistemini kullanan şirketler, e-arşiv fatura sistemiyle de müşterilerine faturalarını iletebilirler. E-arşiv fatura, e-fatura sistemine dahil olmayan kurumlar ve kişiler arasındaki kâğıt faturanın elektronik ortama taşınmasıdır. Sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı belirler.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura arasındaki Fark Nedir?

E-Fatura, e-fatura sistemini kullanmak zorunda olan veya kullanan kişiler veya şirketler arasında birbirlerine gönderilen bir fatura türüyken, e-arşiv fatura, e-fatura sistemini kullanmak zorunda olmayan ya da kullanmayan kişilere gönderilen belgedir. E-arşiv faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından günlük ve toplu olarak incelenirken, e-faturalar alıcıya ulaşmadan önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na gider. Ayrıca, E-Fatura sistemine geçiş yapan şirketler kâğıt fatura kullanamıyorken, e-arşiv fatura hem kağıt hem de elektronik olarak iletilebilir.

E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Fatura gönderilebilir mi?

E-fatura, zaten e-fatura mükellefleri arasında kullanılan bir faturalama yöntemidir. E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kişilere gönderilen bir belge türüdür. E-Arşiv, E-fatura mükellefi bir alıcıya gönderilirse fatura geçersiz sayılır. Bu durumda, e-arşiv fatura iptal edilerek yeni bir e-fatura gönderilmelidir. Bu hatanın düzelmesi için Gelir İdaresi Başkanlığı işletmelere 7 günlük bir süre verir. Bu süre içerisinde düzeltilmez ise, cezai işlem uygulanabilir.

Orka Muhasebe Programları

İş Yeri Sahibi veya Ortağı SGK’lı Olabilir Mi?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura
Orka Muhasebe Programları

2018 yılında yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, sigortalılık türlerini üç ana başlık halinde düzenlemiştir. Yani kişilerin dahil olabileceği 3 farklı sigorta türü vardır.

Birincisi 4/1/a bendi kapsamındaki yani hizmet akdiyle çalışan sigortalılar (eski SSK’lılar),

İkincisi 4/1/b bendi kapsamındaki sigortalılar yani bağımsız çalışanlar (BAĞ-KUR),

Sonuncusu ise 4/1/c kapsamındaki sigortalılar yani kamu görevlileri (eski Emekli Sandığı).

Bu kanun ayrıca şirket sahiplerinin ve ortaklarının sigortalılık durumları ile alakalı birtakım kararları da barındırıyor. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun 53. Maddesi’nde şöyle belirtilir, “4’üncü maddenin birinci fıkrasının (b) bendi kapsamında sayılanlar, kendilerine ait veya ortak oldukları işyerlerinden dolayı, 4’üncü maddenin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı bildirilemezler.” Kanunda alınan hükme göre, anonim şirketlerin yönetim kurulu üyesi olan bir ortaksanız, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin komandite ortaklarından biriyseniz veya diğer şirket ve donatma iştiraklerinin ortağıysanız 4/1/b bendi kapsamında sigortalı olmanız gerekir. Yani, şirket sahibi veya ortağı olmanız durumunda ancak BAĞ-KUR’lu olabilirsiniz.

Ayrıca, BAĞ-KUR’a kayıtlı olan şirket sahibi ve ortağıysanız sonradan SSK’lı olmanız da mümkün değil. Şirket sahibi veya ortaklar, BAĞ-KUR sonrasında SSK’ya geçmiş olsalar da önceden var olan BAĞ-KUR sona ermedikçe SSK’lı olamıyorlar. Bu yüzden, SSK’nız iptal edilip BAĞ-KUR sigortası geçerli sayılır.

 Eğer işçi olarak çalışırken sonradan bir şirkete ortak veya şirket sahibi olursanız SSK sigortalılığınız bitene kadar BAĞ-KUR’lu olmazsınız. Açıklamak gerekirse, SSK’lı olarak başladıysanız, SSK’lı devam etme şansınız var.

Peki eğer 01.10.2008 tarihinden önce şirket sahibi veya ortağı olmanıza rağmen SSK’lıysanız durumunuz ne olacak?

“01.10.2008 tarihinden önce kendilerine ait veya ortak oldukları işyerlerinde ortaklıklarının başladığı tarihte veya öncesinde, Kanunun 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının a bendi (Y.N; hizmet akdiyle çalışan işçiler) kapsamında sigortalı olanlardan, 01.10.2008 tarihinden sonra da bu çalışmaları devam edenlerin, bu Kanunun 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının a bendine (Y.N; hizmet akdiyle çalışan işçiler) tabi prim ödemesi olanların sigortalılıkları kesintiye uğrayıncaya kadar devam ettirilir (SGK’nın 2013/11 sayılı Sigortalılık İşlemleri Birleşik Genelgesi).” hükmü bu durumu açıklamakta. Bu hükme göre, eğer önceden başlayan bir SSK’nız varsa, kesintiye uğrayana kadar SSK’lı olarak devam edebilirsiniz. Fakat, bu hükme 2013 yılının 11 sayılı Sigortalılık İşlemleri Birleşik Genelgesi ile bir şart daha eklenmiştir. “…bu durumda kendi kurduğu işyerinde başkaca sigortalı çalıştırmayıp kendini sigortalı gösteren kişilerin 506 sayılı Kanun kapsamında sigortalı sayılmalarına imkân bulunmadığı gibi bu gibi işyerlerinin işyeri olarak da sayılmaması gerekmektedir”. Açıklamak gerekirse, 01.10.2008 yılından itibaren SSK’lı olmayı kesintisiz devam ettirmeniz gerektiği gibi aynı şekilde şirketinizde de sizden başka bir kişinin de SSK’lı olması gerekmekte.

Özet olarak dikkat etmeniz gereken bazı hususlar bulunmakta. Öncelikle, şirket sahibi ya da bir şirketin ortağıysanız 1 Ekim 2008 tarihinden itibaren kendi şirketlerinizde SSK’lı olamazsınız. Ayrıca, BAĞ-KUR’lu şirket sahibiyken kendinizi sonradan SSK’lı gösterirseniz bile, SSK’nız iptal olacak ve BAĞ-KUR’lu olarak devam edeceksiniz. Ek olarak, SSK’lı bir işçi iken, kendi işyerinize veya başka bir işyerine ortak ya da yönetim kurulu üyesi olursanız sigortalılığınız bitene kadar BAĞ-KUR’lu olmayacaksınız, SSK’lı olarak devam edeceksiniz. Bunun yanı sıra, şirket sahibi olup da kendinizi BAĞ-KUR’a kayıt etmeden SSK’lı olursanız SSK’lı süreniz BAĞ-KUR’lu sayılacaktır.

Orka Bulut

E-Fatura Özel Entegratörü Nasıl Değiştirilir?

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura
Orka Bulut

Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) E-arşiv ve E-fatura gibi uygulamalarına geçmek zorunda kalan şirketleri dijital alanda destekleme görevini edinmiş şirketlere Özel Entegratör denir. Bu firmalar, şirketinizin GİB sistemlerine yatırım yapması gerekliliğini ve sistemleri takip etme zorunluğunu ortadan kaldırıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı, özel entegratörleri pek çok kriteri göz önüne alarak değerlendirdikten sonra yetkilendiriyor.

Şirketinizin e-dönüşüm uygulamalarına (e-fatura, e-irsaliye ve e-arşiv gibi) geçmesi için iki farklı yol bulunur. İsterseniz, şirket olarak kendinizin BT sistemleri ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın aracılığıyla işlemlerinizi gerçekleştirebilir isterseniz de özel entegratörler ile çalışmayı tercih edebilirsiniz. Şirketinizin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerinin yanı sıra, özel entegratörler, aynı zamanda resmî belge düzenleme, gönderme, alma, arşivleme ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletme gibi görevleri de üstlenirler. Özel entegratörler ile çalışmak, sistem ve personel için yatırım gerektirmemeleri sayesinde size maliyet ve zaman avantajı sağlarlar.

Özel entegratör değişikliği kolay bir işlem olmasının yanı sıra dikkat etmeniz gereken birkaç adımı da barındırır. Özel entegratör değişikliği yapmak istiyorsanız eğer öncelikle çalışmak istedikleri yeni şirketi bulmak durumundasınız. Gelir Dairesi Başkanlığı’nın internet sayfasında bulabileceğiniz özel entegratörlerin listesinden, bu unvana sahip şirketleri görebilirsiniz. Bu şirketler ile görüşerek sizin için en uygun e-fatura özel entegratörü bulabilirsiniz. Yeni entegratör ile anlaşma sağlandıktan sonra şirketinizi yeni özel entegratörün sistemine kaydetmeniz gerekir. Şirketinizin sisteme kayıt edilebilmesi için size gönderecekleri bir bağlantı ile şirket bilgilerinizi edinen özel entegratörler sizi otomatik olarak sistemlerine ekleyeceklerdir. Bu şekilde, yapacağınız anlaşma Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geçerli sayılacaktır. Şirket sistemine kayıt olduktan sonra, eğer şahıs firması iseniz e-imanızla, eğer değilseniz Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından edindiğiniz mali mührünüz ile onaylama işlemi yapmanız gerekmektedir. Bu aşamaları bitirdikten sonra artık yeni özel entegratörünüz ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Anlaştığınız yeni entegratörünüz Gelir İdaresi Başkanlığı’nda yapılması gereken işlemleri yerine getirecektir. Sizin herhangi bir şey yapmanıza gerek yoktur. Bu adımları tamamladıktan sonra, eski entegratörünüze artık çalışmak istemediğinizi bildirmeniz gerekmektedir. Entegratörünüzün çalışmayı bırakma gerekliliklerini yerine getirip yeni entegratörünüz ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Özetle, eğer e-fatura entegratör değişikliği yapmak istiyorsanız, çalışmak isteyeceğiniz yeni özel entegratörü bulmanız neredeyse yeterli. Diğer adımlarda şirketler size yardımcı olacaktır.

Eğer çalıştığınız herhangi bir özel entegrasyon şirketi bulunmuyorsa ve GİB portalı üzerinden işlemlerinizi sürdürüyorsanız yapmanız gerekenler çok daha kolay. Yapmanız gereken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde yer alan özel entegratör listesinden çalışmak istediğiniz şirketi seçip bu şirketle anlaşmanız yeterli. Geri kalanını anlaştığınız özel entegratör şirketi sizin yerinize halledecektir.

Özel entegratör şirketleri ile çalışmak istemiyor ve Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden çalışmak istiyorsanız yapmanız gerekenler çok kolay. Gelir İdaresi Başkanlığı’na kaşeli ve imzalı dilekçe ile başvurun. Başvuru sonrasında ise çalıştığınız özel entegratörünüze artık çalışmak istemediğinizi bildirmeniz yeterli olacak.

E-fatura işlemeleriniz için özel entegratörler ile çalışmak faydalıdır, fakat bu özel entegratörleri nasıl seçmeniz gerekir? Dikkat etmeniz gereken birden fazla husus bulunuyor. Bunlardan ilki, özel entegratörün gerekli tüm izinleri almış olmasına dikkat etmelisiniz. Ayrıca, bu şirketlerin saklama hizmeti veriyor olması da önemlidir. Bunun yanında, şirketin sunduğu portalın Kurumsal Kaynak Planlama uygulamasıyla entegre, mobile uyumlu ve kolay kullanıma sahip olması gerekir. Çalışmayı seçtiğiniz özel entegratörünüzün yedi gün yirmi dört saat çalışıyor olması ve destek hattının ulaşılabilir olması da önem arz eder.

e-imza-ile-e-fatura-kesmek

E-Arşiv Faturada İmza Zorunluluğu

by E-ArşivE-Çözümler

E-Arşiv Faturada İmza Zorunluluğu

Gelişen teknoloji ile birlikte pek çok belge dijital mecralardan elektronik olarak kullanılabilmektedir. Evrakların dijital mecralarda kullanıma geçmesiyle birlikte çeşitli düzenleme ve şartlar da değişiklik göstermiştir. Dijital ve klasik faturalar birbirlerine benzerlik gösterir. Her iki türde de bir faturada bulunması gereken tüm detay yer almaktadır. Dijital ortamlar için hazırlanan faturalarda da diğer faturalarda olduğu gibi mevzuatların gerektirdiği bilgiler kullanılır. E-Arşiv faturalar günümüzde pek çok kolaylık sağlamaktadır. Alım ve satımlarda uygulanan faturalar dijital ortamlar aracılığıyla kolaylıkla aktarılabilir. Ayrıca bu faturalarda imza ve kaşeye de yer verilmektedir. E-Arşiv fatura hazırlayan yükümlülerin belgelerinde imza ve kaşeye yer verilmesi zorunludur. E-Arşiv faturalar da geleneksel faturalar gibi Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlıdır ve tamamıyla resmi bir evraktır.

E-Arşiv Fatura Nasıl Olmalıdır?

Geleneksel ve dijital faturalarda pek çok ortak yöne sahiptir. Klasik bir faturada bulunması gereken tüm özellikler E-Arşiv faturalarda da bulunmalıdır. Elektronik veya klasik tüm faturalar Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiştir. Yani E-Arşiv faturalarda Vergi Usul Kanunu’nca belirtilen tüm düzenlemelere yer verilmelidir. İmza ve kaşe tüm faturalarda olması gereken bir detaydır. Bu bakımdan elektronik faturalar hazırlanırken imza ve kaşeye yer verilmesi gerekmektedir. E-Arşiv fatura imza ekleme işlemi dijital ortamlar aracılığıyla yapılabilir. Dijital faturaya elektronik imza alarak imza eklemek mümkündür. E-Arşiv faturada bulunması gerekli bilgiler şu şekildedir:

– Belge numarası ve düzenleme tarihi

– Faturayı düzenleyen kişinin isim ve soy ismi, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi, vergi kimlik numarası ve ticari unvanı,

– Satış yapan kişinin ismi, soy ismi, ticari unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,

– Mal ya da hizmetin çeşidi, adeti, fiyatı, vergi türü ve fiyatı,

– Satılan malın teslim tarihi, irsaliye numarası, kare kod ve barkod bilgileri.

E-Arşiv Faturada Kaşe İmza Zorunlu Mu?

Alım satım gibi tüm işlemlerde imza gereklidir. Günümüzde meydana gelen teknolojik gelişmeler belgelerin dijital ortamlar için hazırlanabilmesini sağlamıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından dijital ortam için E-Arşiv fatura düzenlemesi hayata geçirildi. E-Arşiv faturada klasik faturalarda olduğu gibi satış ve alım yapan kişilerin bilgilerine yer verilmelidir. E-Arşiv faturada kaşe imza zorunluluğu sayesinde alışverişlerde güvenli bir ortam oluşması amaçlanmıştır. Dijital veya klasik tüm faturaların baş kısmında iş sahibinin ya da adına imzaya yetkili kişilerin imzasının olması gerekmektedir. e-İmza fatura alarak dijital ortamlara özel faturalar hazırlanabilir. Ayrıca faturanın kağıt şeklinde teslim edilmek istenmesi halinde fatura yazdırılarak mükellef olan kişilerin ıslak imza atabilmesi mümkündür. E-Arşiv faturada imzanın yanı sıra yükümlü kişilerin gerekli kaşeleri de basması gerekir. Elektronik ortamda hazırlanan bu belge tüm resmi işlemlerde geçerli olacak şekilde kullanılabilir.    

E-Arşiv Fatura Nasıl Hazırlanır?

Elektronik fatura sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlendi. E-Arşiv fatura alabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi veya ilgili kuruluş tarafından yetki verilen sistemler kullanılabilir. Şahıs firmaları için e-İmza alınmasının ardından e-Fatura sistemine geçmek mümkün. E-Arşiv fatura imzalama e-İmza sayesinde rahatlıkla yapılabilir. Pek çok alıcı ve satıcı E-Arşiv faturada imza yoksa ne olur sorunu merak ediyor. Satışı yapılan herhangi bir üründe imza ve kaşe bulunması zorunludur. İmza ve kaşenin bulunmadığı faturalar geçersiz sayılacaktır. E-Arşiv fatura sayesinde hem zamandan hem de kağıttan tasarruf sağlanmıştır. Bu sistem sayesinde firmalar fatura işlemlerini daha kolay bir şekilde yapabilir hale gelmiştir. Doğa dostu bir sistem olan E-Arşiv faturayı kullanarak işlemlerini daha hızlı bir şekilde halledebilirsiniz.

demirbaş

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

by E-ArşivE-Çözümler

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

E-Arşiv fatura ve e-Fatura sadece kağıt israfını azaltmıyor ve ticari ilişkilerin tamamıyla dijital ortamlardan yapılabilmesine imkan sağlıyor. E-Arşiv faturalarla ilgili tüm işlemler dijital olarak yapılabilir. Faturalarını iptal etmek isteyen işletmeler bu işlemi bilgisayar ortamında rahatlıkla gerçekleştirebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürürlüğe sokulan 2020 yılının başı itibariyle hayatımıza girdi. Elektronik fatura hazırlamakla yükümlü kişiler gün içerisinde 30 bin TL’den fazla fatura kesebiliyorsa E-Arşiv fatura bulundurmak zorundadır. Bazı durumlarda faturalar yanlış hazırlanabilir. Bunun için E-Arşiv fatura iptal sürecinin başlatılması gerekmektedir. Fatura iptal işlemleri hızlı ve kolay bir şekilde başlatılabilir. E-Arşiv faturalar kargo ve yazdırma işlemlerini ortadan kaldırır. Bu sayede masraf ve iş yükü de fazlasıyla azalır.    

E-Arşiv Fatura İptali

E-Arşiv faturalar bazı hata ve düzeltmeler için iptal edilebilir. E-Arşiv fatura iptal etme işlemi pratik bir şekilde halledilebilir. Vergi Usul Kanunu’nca düzenlenen e-Fatura ve E-Arşiv faturalar maktu faturada olduğu gibi yasal olarak tanınan süre ve durumlarda iptal edilebilir. E-Arşiv fatura iptal süresi 1 hafta olarak belirlenmiştir. Fatura hazırlanırken bazı hatalar yaşanabilir. Faturalardaki hataların düzeltilebilmesi için iptal işlemi yapmak gerekir. Bu hallerde E-Arşiv sistemi kullanılarak alıcıya gönderilen fatura 7 gün içerisinde iptal edilebilir. Faturayı alan kişiler 7 gün içerisinde onaylama veya reddetme yapmak zorundadır. Hiçbir işlem yapılmamışsa fatura geçerli olarak sayılır ve GİB sistemine kaydedilir. Alıcıların faturayı 7 gün içerisinde onaylamama hakkı bulunmaktadır. Bu süreç zarfında reddedilen faturalar için iade faturası düzenlenmesine gerek yoktur. 1 haftalık süreç sona erdikten sonra sistem tarafından reddetme ve onaylama işlemleri kapatılır. Bu nedenle hak tanınan süre içerisinde gerekli işlemlerin yapılması gerekmektedir. 

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

Alıcı konumundaki kişiler kendilerine tanınan süre içerisinde faturalar ile ilgili işlem yapabilir. Reddetme veya onaylama fatura alındıktan sonraki 7 gün içerisinde gerçekleştirilebilir. E-Arşiv fatura iptal süreci başlatılır ve faturanın doğru olarak tekrardan düzenlenmesi istenir. Alıcı bir şirket sahibiyle iptal süreci diğer ticari faturalar gibi 7 gün içinde başlatılabilir. 7 günlük sürenin aşılması durumunda alıcıyla yeni bir faturanın gönderilmesi gerekir. Bu duruma mahsuplaşmak denmektedir. Alıcı bireysel müşteri ise ürünü iade etmek isteyen kişi, firması yoksa fatura kesebilme hakkına sahip değildir. Bunun yanı sıra tüketici haklarına göre satın alınan ürünün 30 gün içinde iade edilmesi uygundur. Alışveriş elektronik ortamdan yapılmışsa, müşteri kendisine gönderilen faturanın çıktısıyla birlikte iade yapabilir. Bazı E-Arşiv faturalarda iade bölümlerine yer verilmektedir. Alıcı bu faturayı doldurarak iade işlemlerini gerçekleştirebilir. E-Arşiv fatura iptali nasıl yapılır sorusunun yanıtı yukarıdaki adımları takip ederek yapılabilir.

E-Arşiv Fatura Düzenleme Çözümü

Herhangi bir şirket veya müşteri faturaların doğru olarak düzenlenmesi için iade hakkına sahiptir. Bu hak şirket ve müşteriler için ayrı süreçlerin takip edilmesini gerektirir. Alıcı bir şirket ise Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegre bir şekilde çalışan firmalarla anlaşmalar yapabilir. Bu anlaşmalar kapsamında elektronik faturaların kayıtları tutulabilir. E-Arşiv fatura iptali GİB sistemine bu firmalar sayesinde kaydedilebilir. Şirketler kendilerine uygun olan entegrasyon kuruluşunu GİB sisteminden bulabilir. Özel entegrasyon şirketi E-Arşiv fatura iptal portal sayesinde bu işlemleri kolayca halledebilir. İptal ve iade işlemlerinin yapılabilmesi için geçerli sürenin aşılmaması gerekir. Bu süre aşılırsa e-Faturalar otomatik olarak onaylanır ve sisteme kaydedilir. Bu durumun önüne geçebilmek adına alışverişlerden sonra hazırlanan faturalar alıcılar tarafından dikkati bir şekilde kontrol edilmelidir.

Cari Hesap Ne Demek?

Türk Ticaret Kanunu tarafından açıklanan cari hesap, iki kişinin pek çok nedenden dolayı ortaya çıkan alacaklarını tek tek istemek yerine, hesap kesim tarihi üzerinden ödeme yapılmasını kayıt altına aldıran sistemdir. Yine aynı kanunda cari hesap nasıl tutulur sorusuna da yanıt verilmektedir. Cari hesap düzenli olarak alışveriş yapmakta olan taraflar arasında kullanılır. Düzenli bir şekilde alışveriş veya hizmet alan taraflar, her alışveriş için para ödemezler. Ödemeler cari hesap tutularak toplu bir şekilde ödenebilir. Firmalarda cari hesap defteri tutulmaktadır. Bu defter sayesinde tüm ticari ilişkiler kayıt altına alınır. Ayrıca güncel cari hesap defteri oluşturarak yeni oluşabilecek alışverişler de güncellenebilir. Bu nedenle cari hesap takibinin düzenli olarak gerçekleştirilmesi gerekir. Düzenli olarak alışveriş ilişkisi olan iki firma arasında cari hesap oluşturulabilir. Bir firma ihtiyaç durumuna göre anlaşma yaptığı yerden günlük veya haftalık ürün alabilir. Cari hesap defteri alıcının sürekli olarak ödeme yapmasının önüne geçer. Her iki tarafta alışverişleri kendi sistemlerine kaydeder ve cari hesap takibi yapılır. Ödemesi yapılan veya yapılacak olan tüm ürünler cari hesap defterinde yer alır.   

Nasıl Cari Hesap Takibi Yapılır?

Şirketler veya işyerleri cari hesap takibi için özel personel tutabilir ve kendileri bu takibi sürdürebilir. Cari hesap takibi yapabilmek için herhangi bir eğitim almaya gerek yoktur. Cari hesapta nelerin yer alması gerektiği ve nasıl kayıt tutulacağını bilmek yeterli olacaktır. Cari hesap tutmak isteyen kişiler dikkatli olmalıdır. Hesaplamalar ve alışverişler doğru şekilde kayıt altına alınmalıdır. Cari hesap takibi nedir ve cari hesabın nasıl yapılacağı sorusu işletmelerin üzerinde durması gereken bir husustur. Cari hesap tutulurken taraflar arasındaki anlaşmaya dikkat etmek gerekir. Hesap takibinde firmanın müşteri ve tedarikçileri adına ayrı sayfalar oluşturulmalıdır. Alacak ve borçlar doldurulur. Sonrasında şirketin veya işletmenin işlemleri her gün düzenli olarak kayıt altına alınmalıdır. Cari hesap işlemleri yapılırken borç ve ödemeler yapıldığında güncelleme yapılmalıdır ve bakiye belirtilmelidir. Takibin devamı bakiyeler eklenerek yapılır.   

Cari Hesap Anlaşması Nasıl Olur?

Cari hesap açmak isteyen kişiler birbirleri arasında bir sözleşme imzalar. Cari hesap mutabakatı olarak da bilinen bu anlaşma yöntemi sayesinde alacak, mal, hizmet gibi konulardan oluşabilecek alacakların tek tek alınması yerine kalem kalem alınarak veya borca dönüştürülerek ödenmesi sağlanır. Taraflar arasındaki cari hesaba farklı madde veya detaylar eklenebilir. Alıcı ve satıcılar aralarında anlaşarak cari hesap tutabilir. Bu işlemi güvenli bir şekilde yapabilmek için pek çok cari hesap programı tercih edilebilir. Bu programlar elektronik ortamlardan cari hesap kayıtlarını yapmaktadır.

e-arsiv-fatura

Firmalara Gelen e-Arşiv Faturalarını Otomatik Muhasebeleştirin Zamanınız Size Kalsın

by E-ArşivE-Çözümler
e-arsiv-fatura

E-Arşiv GİB İndir Nedir?

e-Fatura Mükellefi olmayan Ticari firmalar; bilindiği üzere; vergi mükelleflerine kestiği faturalarda 5.000₺ vergi mükellefine tabi olmayan mükelleflere ise 30.000₺’yi aşması hâlinde söz konusu faturaların e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerektiği yayınlanmıştır.

e-Arşiv GİB İndir seçeneği ile; https://earsivportal.efatura.gov.tr/ adresinden düzenlenen Alış ve Satış Faturalarınızı Programınıza aktarabilir, görüntüleyebilir (Satış Faturaları) ve muhasebeleştirebilirsiniz.

e-Arşiv Transferi Yönteminin Avantajları

  • Alış ve Satış faturalarını Otomatik Muhasebeleştirebilirsiniz.
  • Firmanızın https://earsivportal.efatura.gov.tr/ adresinden oluşturduğu satış faturalarını görüntüleyebilirsiniz.
  • Belgeleri e-Defter mevzuatına göre Her bir belge tek fiş formatında kaydeder.
  • E-Arşiv Belgelerinizi Stoklu ya da Stoksuz kaydetme seçeneği
  • Zaman Tasarrufu (Tüm müşterilerinize gelen e-arşiv faturaları indirebilirsiniz.)

E-Arşiv GİB İndir Nasıl Kullanabilirim?

Programınızda modüllerden “Eczane ve Fatura Liste Excel Transferi (Eczane, E-Arşiv, UBL)” Modülünü satın almalısınız. Fiyat listesine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

https://orka.com.tr/fiyat-listesi/

E-Devlet Şifreleri / Firma GİB Şifresi / Şifreleri Aç butonuna tıklayarak firmanın GİB şifrelerini yazmalısınız.

Uygulaması

Programınızın Ana Ekranında Transfer modülünü açınız.

Başlık Menüsünden “Transfer” / “e-Arşiv Fatura Transferi” menüsünü açınız.

E-Arşiv GİB İndir Butonunu kullanarak; firmanın https://earsivportal.efatura.gov.tr/  sayfasından kestiği SATIŞ FATURALARI ya da firmaya gelen ALIŞ FATURALARINI indirebilir ve otomatik muhasebeleştirebilirsiniz.

Firmanın Kestiği Satış Faturaları; GİB Tarafından UBL (Evrensel İş Dili) Formatında sunulduğundan faturadaki tüm satırları aktarabildiğimiz gibi Faturanın bire bir görüntüsünü de e-Belge PDF Butonuna tıklayarak görüntülenmesini sağlayabilirsiniz.

Alış Faturaları ise; GİB Tarafından Excel formatında sunulduğundan, faturanın satırları bulunmamaktadır. Hatta; matrah ve KDV dağılımı da mevcut değildir. Programcılarımız, özel yazılım teknikleri kullanarak bu belgelerin matrah ve KDV tutarlarını tespit etmektedir. (Belgelerin sizin tarafınızdan kontrolü şarttır.)

ALIŞ FATURALARININ TRANSFERİ

Öncelikle Alış Faturalarının transferini uygulamalı olarak yapalım.
Başlıklardan e-Arşivleri GİB İndir butonuna tıklayınız.

Başlangıç ve Bitiş Tarih aralığını yazarak “e-Arşiv Kayıtları Al” butonuna tıklayınız.

“e-Arşiv” bağlantı sağlanarak kayıtlar ekranda listelenecek, devam edilsin mi? Sorusuna Evet [F9] ile devam ediniz.

Firmanıza gelen e-Arşiv faturaları listelenir.

“İnteraktif vergi dairesinde MATRAH ve KDV bilgileri dağılımı mevcut değildir. Bundan Dolayı; ORKA SQL E-Arşiv transferinde ikili KDV ye göre otomatik olarak hesaplanmaktadır. Fakat buradaki bilgilerin doğruluğu teyit edilmelidir.”

Firmanıza Gelen e-Arşiv faturaları listelenir. Faturalarınız KDV oranlarına göre tespit edilmiş ve faturaya konu olan cari hesapların Unvan bilgileri Noterler birliğinden Otomatik olarak sorgulanmış bir şekilde ekrana listelenmiş durumdadır. Kayıtları Orkaya Aktar butonuna tıklayınız.

Faturalarınız listelendi. İlgili satır üzerine çift tıklayarak faturaların “matrah hesap kodlarını” tanımlamalısınız.

Cari Hesap Kodları boş görünmektedir. Transfer esnasında otomatik açılacaktır. İsteğe bağlı olarak satır üzerinde Sağ tuş Cari Kart Aç diyerek te açılabilir.

Transferi Başlatmak toplu işlemler menüsünde “Aktar” faturaları tek tek seçebileceğiniz gibi tekrar toplu işlemler menüsünden “Tümünü İşaretle” seçeneğini kullanabilirsiniz. Tekrar toplu işlemler menüsünden Aktar Çalıştır butonuna tıklamalısınız.

Faturaları kaydetmeden önceki son kontrol ekranı aşağıda görüntülenmektedir. Kayıtlar incelendiğinde Cari hesaplar otomatik açılmış, muhasebe fişleriniz e-defter mevzuatına göre hazırlanmış durumdadır.

Transferi Kaydet Butonuna tıklayarak devam edebilirsiniz.

e-arsiv-fatura

E-Arşiv Faturalarınızı Orka ile Oluşturun

by E-ArşivE-Çözümler
e-arsiv-fatura

E-Arşiv Faturalarınızı Orka ile Oluşturun

Mali işlemlerin dijitalleşmesi sürecinde pek çok farklı araç kullanıma girmiş durumdadır. İşletmelerin en hızlı ve etkili bir şekilde işlev görmesini sağlayan bu sistemler, aynı zamanda resmi kurumların kanunen zorunlu tuttuğu bazı gerekliliklerin sağlanmasını da mümkün hale getirmiştir. İşletmelerin en sık kullandığı uygulamalardan biri olan e-arşiv fatura da güvenli ve kolay kullanımı ile dikkat çeker. Fatura süreçlerinin fiziksel zorluklarını ortadan kaldıran bu sistem, e-dönüşüm kapsamında bolca tercih edilmektedir. İşletmelerin yorucu ve karmaşık fatura kesimi ve takibi gibi durumlardan kurtulmasını sağlar. Böylelikle bir yandan yüksek düzeyde tasarruf sağlarken bir yandan da çok daha verimli bir süreç ilerlemesine olanak tanır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-dönüşüm uygulamaları içinde pek çok işletme tarafından bolca tercih edilen e-fatura kullanımı fatura işlemlerini kolaylaştırmasıyla öne çıkar. Dahası, belirli durumlarda e-fatura kullanımı kanunen de mecbur kılınır. Öte yandan, bu durumların dışında kalan işletmeler de talep etmeleri durumunda bu uygulamadan faydalanabilirler. E-arşiv ise e-fatura kullanan işletmelerin dijital faturalarının birer kopyasının saklanması uygulaması olarak tanımlanabilir. E-arşiv fatura uygulaması, şirketlerin zorunlu olarak kayıtlı tutması gereken ikinci nüsha evrakların arşivlenmesini son derece kolay bir hale getirir. Fiziksel bir alan veya iş gücü gerektirmemesi sayesinde yüksek verimlilik sağlar. Sanal bir ortamda depolanan bu evraklar, gerektiği durumlarda yetkili kişiler tarafından rahatlıkla ulaşılabilir. E-arşiv fatura görüntüleme ekranına ulaşmak için kişilerin belirli yetkilerinin bulunması gerekir. Böylelikle sistem, hassas bilgiler içerebilen faturaların güvenliğini de sağlamış olur.

Neden E-Arşiv Fatura Kullanılmalı?

Mali ve resmi süreçlerin giderek dijitalleşmesi sonucu ortaya çıkan e-arşiv fatura programı pek çok farklı avantaj sunar. Bunlardan ilki, süreçlerin tamamen sanal yollarla ilerlemesidir. Şirket yetkililerinin rahatlıkla ulaşabildiği platform, tüm gerekli evrakların kopyalarının depolanabileceği bir alan olarak ortaya çıkar. Geniş hacmi sayesinde yüksek sayılarda belgeleri dahi arşivleyebilen bu sistem, fiziksel bir uğraş gerektirmez. Böylelikle ciddi bir zaman tasarrufu yapılmasını mümkün kılar. Benzer şekilde, iş gücü kullanımını da en aza indirgeyerek daha verimli bir çalışma ortamı sunar. Ayrıca, kağıt kullanımını da azaltarak sürdürülebilirlik yönünde son derece önemli bir adım atılmasını sağlar. E-arşiv fatura portal yoluyla kullanıcılara hizmet sunar. Bu portal, oldukça kolay izlenebilen yönergeler içerir. Böylelikle karmaşık süreçler de ortadan kalkar. Her türlü işletmenin faydalanabileceği bu sistem, yalnızca basit bir başvuru gerektirir. Sonrasında e-arşiv fatura sorgulama gibi konular dahil pek çok alanda kesintisiz bir hizmet sunar.

E-Arşiv Faturada Orka Farkı

Orka, e-arşiv alanında rahat kullanılabilir arayüzü ve detaylı fonksiyonlarıyla öne çıkan bir sistem sunar. “E-arşiv fatura nasıl kesilir?” sorusunu oldukça basit bir şekilde açıklayan bu sistem, işletmenizin her türlü arşivleme ihtiyaçlarını rahatlıkla karşılayabilir. Kişiselleştirilebilen fatura görünümü bile marka imajınızı yansıtmanıza yardımcı olması müşterilerinize en kapsamlı hizmeti sunmanıza olanak tanır. Benzer şekilde, şubelerinize özel e-arşiv hizmeti sağlayarak farklı konumlardan farklı işlemleri yerine getirmenizi mümkün kılar. E-arşiv fatura kesmek konusunda ciddi kolaylıklar sağlayan bu sistem, Orka altyapısı sayesinde e-fatura mükellefi olmayan müşterilerle dahi kullanılabilir. Böylelikle oldukça geniş bir hedef kitleye ulaşmanız mümkün hale gelir. E-arşiv fatura iptal, gönderim ve imzalama işlemlerini daha da hızlı bir hale getirmesi sayesinde bu süreçler boyunca alabileceğiniz maksimum verimi sunar. Dahası, geniş entegratör seçenekleri sayesinde şirketinizin ihtiyacı olan hizmeti en uygun şekilde alabilmenize olanak tanır. Tüm bu özellikler ve daha fazlası için Orka e-arşiv hizmetlerinden siz de faydalanabilirsiniz.

e-arsiv-fatura

E-Arşiv Fatura En Kolay Nasıl Kesilir?

by E-ArşivE-Çözümler

E-Arşiv Fatura En Kolay Nasıl Kesilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın, Türkiye’deki işletmelerin muhasebe kayıtlarında çeşitli açılardan kolaylığa sahip olabilmesi ve muhasebe verilerini hem geriye dönük hem de anlık olarak daha güvenli bir şekilde muhafaza edebilmeleri için başlattığı dijital dönüşüm uygulamaları arasında e-arşiv fatura sistemi de yer almaktadır. Bu sistem ile elde edilen çeşitli avantajları ve işlemlerin nasıl gerçekleştirilebileceğini bu yazımızda ele alacağız.

E-Arşiv Fatura Hakkında

Genel olarak e-arşiv fatura uygulaması, tüm alışveriş işlemlerinden sonra oluşturulan faturaların, dijital olarak saklanmasına olanak tanıyan bir sisteme sahiptir. Bu sistem sayesinde, elektronik formattaki faturaların dijital ortamda saklanması mümkün olmaktadır. Birçok açıdan faydası olan e-arşiv fatura programı başta muhasebe departmanının birçok yükünü ortadan kaldırmak üzere kurgulanmıştır. Öte yandan, Gelir İdaresi Başkanlığı’na ibraz edilmesi gereken ve ibraz edilen faturaların kontrolü, takibi, denetimi açısından da hem güven hem de kolaylık sağlamaktadır. En önemli avantajlardan birisi de matbu formattaki faturaların ortadan kalkmasıyla, hem arşiv alanının açılması hem de kaybolmasının önlenmesi mümkündür. Burada e-arşiv fatura kesmek istendiğinde ise işletme için çeşitli yöntemler vardır. İşletmeler kendilerine göre uygun olan yöntemi tercih edebilirler.

E-Arşiv Fatura Kesme Yöntemleri Nelerdir? 

GİB Portal Aracılığıyla: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-arşiv fatura portal sistemi üzerinden fatura kesebilmek mümkündür. Bu sistem üzerinden kullanıcı bilgileriyle giriş yapılır ve ardından e-arşiv faturada bulunması gerekli olan alanların doldurulmasıyla, sistemde otomatik olarak belge oluşturulur. Kullanıcı son etapta faturayı onayladıktan sonra da e-arşiv fatura kesme işlemi tamamlanır.

Entegrasyon: Entegrasyon yönteminde e-arşiv fatura kesilebilmesi için genel olarak işletmenin kendisine ait bir sisteminin bulunması gerekmektedir. Bu sistem, işletme tarafından geliştirilir ve ardından GİB tarafından onaya sunulur. Onaylanan entegrasyon sistemi, e-arşiv fatura düzenleme sınırı açısından tamamen işletmeye yetki verir ve herhangi bir sınır bulunmaz. Bu yöntemde istenen sayıda e-arşiv fatura kesilebilmektedir.

Özel Entegratör: Özel entegratör, işletmelerin en sık tercih ettiği yöntemlerden birisi olarak öne çıkmaktadır. Bu sistemle e-arşiv fatura kesmek istendiğinde, işletmenin sistem özelinde hiçbir işlem yapmasına gerek kalmaz. Çünkü bu sistemde, işletme özel entegratör ile iletişim kurarak kendisi için uygun olan bir e-arşiv fatura düzenleme sistemini alır. Buna ek olarak herhangi bir yazılım geliştirilmesi ya da e-arşiv fatura uygulaması için harcama yapması da gerekmez.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Farklı Şeylerdir

Dijital dönüşüm kapsamında sistemler arasında kafa karışıklığı yaşayan kişilerin en çok merak ettiği detaylardan birisi de e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farktır. Genel itibarıyla estetik özellikleri itibarıyla büyük benzerlik gösteriyor olsalar dahi e-fatura, e-fatura kullanan müşteriye kesilir ancak e-arşiv fatura e-fatura kullanmayan mükellefe yönelik olarak kullanılır.

E-Arşiv Fatura Başvuru İşlemleri

E-arşiv fatura sistemine başvuru yapılmak istendiğinde de özel entegratörlerden yararlanılabilinmektedir. Bu kapsamda özellikle, bir firma özelinde 5 bin TL (KDV dahil) veya daha yüksek tutarda fatura kesilecekse, faturanın e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir. E-arşiv fatura uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayan kişilere, 1 gün içerisinde 30 bin TL (KDV dahil) ve üzerinde tutarda fatura kesilmesi gerektiğinde de e-Arşiv fatura kesilmelidir.

Tüm bu detaylar kapsamında, işletme sahipleri şirketlerine çeşitli yönlerden fayda sağlayacak olan ve aynı zamanda işlerini kolaylaştıracak olan e-arşiv fatura sistemine geçmeyi düşünebilirler. Geçişi zorunlu olan işletmeler ise ister kendi sistemleri veya GİB portalı ister özel entegratör aracılığıyla e-arşiv fatura sistemine geçişlerini rahat bir şekilde yapabilirler.

Muhasebe Programlarının Önemi Nedir?

KOBİ’ler için E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Karşılaştırması

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2010 yılından itibaren bütüne yayılacak şekilde başlattığı dijital dönüşüm sürecinde, belki de en yaygın ve en efektif olanı e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları oldu. Muhasebe departmanlarının birçok iş yükünü ortadan kaldırmakla beraber KOBİ’ler için birçok avantajı da beraberinde getiren bu iki uygulama özünde birbirlerine çok benziyor olsalar da aralarında bazı önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklar ile ilgili olarak merak edilenleri ve önemli ayrımları bu yazımızda çeşitli yönlerden ele alacağız. Siz de yazımızı okuyarak e-Fatura e-Arşiv uygulamaları arasındaki farkları keşfedebilirsiniz.

Genel İtibarıyla E-Fatura ve E-Arşiv Tanımları

Dijital dönüşüm kapsamında devreye sokulan e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları, tanım olarak da çoğu zaman karıştırılmaktadır. Bu tanımları şu şekilde verebiliriz:

E-Fatura: Şirketlerin, klasik olarak matbu formda ödeme sonrasında müşteriye ibraz ettikleri faturaların birebir dijital formatı olarak kurgulanan e-Fatura sistemi; GİB’in portalı veya entegratör/özel entegratör aracılığıyla elektronik ortamda fatura oluşturmayı mümkün kılan bir sistemdir. Bu sistem, faturaların takibini, geriye dönük olarak kontrol ve denetimini, kağıt maliyetini, fatura iletimde ortaya çıkan kargo maliyetini ortadan kaldırmaktadır.

E-Arşiv: E-Arşiv, elektronik fatura yani e-Fatura uygulamasının dışında kalan kurum ve müşteri arasındaki faturalandırma işleminin gerçekleştirilmesinin ve saklanmasının mümkün kılındığı platform olarak düşünülebilir. Bu fatura türü, e-Fatura ile benzer teknik özellikler taşımakla beraber; faturanın ibraz edileceği kişinin bir e-Fatura sistemi yoktur.

E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

Birçok yönden birbirlerine benzeyen ancak kullanımları neticesinde çeşitli açılardan da birbirinden ayrılan e-Fatura e-Arşiv farkı şu yönleriyle ayırt edilebilir:

Temel olarak, e-Fatura sisteminde yalnızca sistemde kaydı bulunan taraflara e-Fatura iletilebilir ve bu alan üzerinden fatura alınabilir. e-Arşiv’de ise e-Fatura sisteminin kapsamı dışında olan firma ve tüketicilere de kesilen faturalar dijital alanda düzenlenebilir ve bir nüshası tarafa elektronik olarak iletilebilir.

e-Fatura sisteminde, oluşturulan fatura elektronik olarak alıcı tarafa iletilebilir ve herhangi bir şekilde kağıt çıktısı alınmaz. Öte yandan e-Arşiv sisteminde böyle bir durum söz konusu değildir. e-Arşiv sisteminde, faturanın hem elektronik olarak hem de kağıt formatta iletimi mümkündür. e-Fatura ve e-Arşiv farkı noktasında bu ayrım oldukça önemlidir.

Format açısından ele alındığında da her iki dijital sistem arasında farklılıklar bulunmaktadır. Burada e-Fatura sisteminde UBL-TR formatının kullanımı zorunludur lakin e-Arşiv’de böyle bir kısıtlama bulunmamaktadır. Yani sistem sahibi şirket, e-Arşiv’de istenilen formatı kullanmak noktasında serbesttir.

Kullanma koşulu açısından bir diğer fark ise mali mühür ve zaman damgası özelinde karşımıza çıkmaktadır. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark olarak, e-Arşiv’de belgelerin mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanması gerekmektedir. Belgeleri bu şartlar gerçekleştirilerek saklamak zorunludur. Bu uygulamanın zorunluluğu ise e-Fatura’da bulunmamaktadır. e-Fatura uygulamasında zaman damgası kullanılmaz. 

İki sistem arasında bir fark da iletim ve raporlama noktasında olmaktadır. Genel özellikleri itibarıyla iki uygulamayı birbirinden ayıran bu yapılandırmaya göre e-Fatura sisteminde iletimi sağlanan her faturanın öncelikli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekmektedir. E-Arşiv sistemindeyse yalnızca ay sonunda bir rapor iletimi sağlanarak kuruma bilgi verilmektedir.

E-Fatura E-Arşiv portal noktasında da birbirlerinden ayrılmaktadır. Bu ayrıma göre: e-Fatura sisteminde Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, Entegrasyon veya Özel Entegrasyon olmak üzere üç farklı opsiyon üzerinden portal erişimi sağlanmaktadır. e-Arşiv’de ise kullanıcıların bir özel entegratör ya da kendi devreye soktuğu bir bilgi işlem sistemi için onay alarak portal erişimi mümkün olmaktadır.

İşletme sahibi olarak e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi  olup olmadığınızı öğrenmek için Bir İşletmenin E-Fatura Mükellefi Olup Olmadığı Nasıl Öğrenilir? adlı blog yazımıza göz atabilirsiniz.