serbest-meslek-makbuzu-1

E-Belge İptali Nasıl Yapılır?

by E-ÇözümlerE-Fatura

İşletmeler, özellikle muhasebe departmanları bünyesinde oluşturdukları, takibinin kanunen zorunlu olduğu belgelerini artık dijital dönüşüm uygulamaları kapsamında, elektronik ortamda oluşturabilme ve muhafaza edebilme olanaklarına sahipler. Bu kapsamda da e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye gibi çeşitli belgeler muhasebe departmanlarınca, matbu forma genel olarak ihtiyaç olmaksızın düzenlenebilmekte, ibraz edilebilmekte ve gerekliyse iptalleri yapılabilmektedir. Bu yazımızda e-Belge iptali özelinde en çok merak edilen detayları ele almaya çalışacağız ve kanun düzenlemeleri kapsamında iptallerin nasıl yapılabileceğini; iptal sonrası Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi ile ilgili bilinmesi gerekenleri açıklayacağız.

E-Belge İptal Talebi Hakkında 

Firmaların, dijital dönüşüm kapsamında kayıtlı oldukları e-Belge sistemlerinde iptal işlemlerinin çeşitli koşulları ve süreçleri bulunmaktadır. e-Belge iptal işlemleri için 8 günlük süre, belge alıcı tarafa iletildiği andan itibaren başlamaktadır. İptal işlemi kesin olarak bu 8 günlük süreç içerisinde gerçekleşmek durumundadır. Mükellefler tarafından başlatılması gereken iptal süreci kapsam olarak onay ve red süreçlerini de içermektedir. Bu kapsamda alıcı tarafında olup, kendisine yönelik olarak düzenlenmiş olan e-belge iptal talebi oluşturmak isteyenler şu süreci izleyeceklerdir:

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalından faydalanarak e-Arşiv ya da e-SMM’ye kayıtlı olan mükelleflerin, kendilerine ait olan mali mühür ya da güvenli elektronik imzayı kullanarak portal aracılığıyla uygulamaya giriş yapmaları gerekmektedir. Eğer bir özel entegratör veya entegratör kullanımı varsa ya da alıcı taraf e-Belge sistemlerini kullanmıyorsa fakat 5 bin TL’den 30 bin TL’ye kadar olan belgelerini Gelir idaresi Başkanlığı portalı üzerinden düzenliyorlarsa İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle e-Arşiv Fatura portalına giriş yaparak iptal talebini oluşturabilirler. Onay ve red bilgisi, karşı tarafın bildirimi aldıktan sonraki seçimiyle alıcı tarafla paylaşılacaktır.

Öte yandan çeşitli nedenlerle e-Belgeyi oluşturan taraf da iptal talebinde bulunabilir. e-Belge iptal kılavuzu ile de düzenlendiği üzere bu durumda da:

E-Belge’yi düzenleyen taraf Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalından faydalanarak e-Arşiv ya da e-SMM’ye kayıtlı olan mükelleflerin, kendilerine ait olan mali mühür ya da güvenli elektronik imzayı kullanarak portal aracılığıyla uygulamaya giriş yapmaları gerekmektedir. Eğer bir özel entegratör veya entegratör kullanımı varsa ya da alıcı taraf e-Belge sistemlerini kullanmıyorsa fakat 5 bin TL’den 30 bin TL’ye kadar olan belgelerini Gelir idaresi Başkanlığı portalı üzerinden düzenliyorlarsa İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriyle e-Arşiv Fatura portalına giriş yaparak e-Belge iptal talebi oluşturabilirler.

E-Belgelerde Gelir İdaresi Başkanlığı’na Bildirime Dikkat 

E-Dönüşüm kapsamında, şirketlerin elektronik ortamda hazırladıkları belgeler ile ilgili olarak önemli bir düzenleme 1 Mayıs 2021 itibarıyla devreye girdi. Bu düzenlemeye göre, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında, ilgili tarihten itibaren e-belge iptali Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek zorunlu hale geldi. Düzenleme gereği, e-belgelerin noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da elektronik imza kullanılarak ihbar veya ihtar ile iptalinin GİB’e bilgisinin verilmesi gerekmektedir.

e-Belgelerin dijital olarak iptallerinin ve itirazlarının yapılabiliyor olması için taraflardan birisinin ilgili talebi oluşturması gerekmektedir. Burada bilinmesi gereken bir diğer önemli detay ise e-Fatura iptali veya diğer e-Belgelerin iptalinde taraflardan hiçbirisinin onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır. Buna ek olarak iptal veya itirazlarda yalnızca dijital uygulamalar üzerinden ilerleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Taraflar dilerlerse, iptal ve itiraz beyanlarını, harici yollardan da gerçekleştirebilirler ancak harici yollardan gerçekleştirilen iptal ve itiraz taleplerinde bildirimin sistem üzerinden ilgili mükellefe bildirilmesi gerekmektedir. Bu düzenlemelere uyum sağlamak, belgelerin takip edilebilirliği ve uygunluğu açısından çok önemlidir.

Muhasebe Programlarının Önemi Nedir?

KOBİ’ler için E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Karşılaştırması

by E-ArşivE-ÇözümlerE-Fatura

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2010 yılından itibaren bütüne yayılacak şekilde başlattığı dijital dönüşüm sürecinde, belki de en yaygın ve en efektif olanı e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları oldu. Muhasebe departmanlarının birçok iş yükünü ortadan kaldırmakla beraber KOBİ’ler için birçok avantajı da beraberinde getiren bu iki uygulama özünde birbirlerine çok benziyor olsalar da aralarında bazı önemli farklar bulunmaktadır. Bu farklar ile ilgili olarak merak edilenleri ve önemli ayrımları bu yazımızda çeşitli yönlerden ele alacağız. Siz de yazımızı okuyarak e-Fatura e-Arşiv uygulamaları arasındaki farkları keşfedebilirsiniz.

Genel İtibarıyla E-Fatura ve E-Arşiv Tanımları

Dijital dönüşüm kapsamında devreye sokulan e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları, tanım olarak da çoğu zaman karıştırılmaktadır. Bu tanımları şu şekilde verebiliriz:

E-Fatura: Şirketlerin, klasik olarak matbu formda ödeme sonrasında müşteriye ibraz ettikleri faturaların birebir dijital formatı olarak kurgulanan e-Fatura sistemi; GİB’in portalı veya entegratör/özel entegratör aracılığıyla elektronik ortamda fatura oluşturmayı mümkün kılan bir sistemdir. Bu sistem, faturaların takibini, geriye dönük olarak kontrol ve denetimini, kağıt maliyetini, fatura iletimde ortaya çıkan kargo maliyetini ortadan kaldırmaktadır.

E-Arşiv: E-Arşiv, elektronik fatura yani e-Fatura uygulamasının dışında kalan kurum ve müşteri arasındaki faturalandırma işleminin gerçekleştirilmesinin ve saklanmasının mümkün kılındığı platform olarak düşünülebilir. Bu fatura türü, e-Fatura ile benzer teknik özellikler taşımakla beraber; faturanın ibraz edileceği kişinin bir e-Fatura sistemi yoktur.

E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

Birçok yönden birbirlerine benzeyen ancak kullanımları neticesinde çeşitli açılardan da birbirinden ayrılan e-Fatura e-Arşiv farkı şu yönleriyle ayırt edilebilir:

Temel olarak, e-Fatura sisteminde yalnızca sistemde kaydı bulunan taraflara e-Fatura iletilebilir ve bu alan üzerinden fatura alınabilir. e-Arşiv’de ise e-Fatura sisteminin kapsamı dışında olan firma ve tüketicilere de kesilen faturalar dijital alanda düzenlenebilir ve bir nüshası tarafa elektronik olarak iletilebilir.

e-Fatura sisteminde, oluşturulan fatura elektronik olarak alıcı tarafa iletilebilir ve herhangi bir şekilde kağıt çıktısı alınmaz. Öte yandan e-Arşiv sisteminde böyle bir durum söz konusu değildir. e-Arşiv sisteminde, faturanın hem elektronik olarak hem de kağıt formatta iletimi mümkündür. e-Fatura ve e-Arşiv farkı noktasında bu ayrım oldukça önemlidir.

Format açısından ele alındığında da her iki dijital sistem arasında farklılıklar bulunmaktadır. Burada e-Fatura sisteminde UBL-TR formatının kullanımı zorunludur lakin e-Arşiv’de böyle bir kısıtlama bulunmamaktadır. Yani sistem sahibi şirket, e-Arşiv’de istenilen formatı kullanmak noktasında serbesttir.

Kullanma koşulu açısından bir diğer fark ise mali mühür ve zaman damgası özelinde karşımıza çıkmaktadır. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark olarak, e-Arşiv’de belgelerin mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanması gerekmektedir. Belgeleri bu şartlar gerçekleştirilerek saklamak zorunludur. Bu uygulamanın zorunluluğu ise e-Fatura’da bulunmamaktadır. e-Fatura uygulamasında zaman damgası kullanılmaz. 

İki sistem arasında bir fark da iletim ve raporlama noktasında olmaktadır. Genel özellikleri itibarıyla iki uygulamayı birbirinden ayıran bu yapılandırmaya göre e-Fatura sisteminde iletimi sağlanan her faturanın öncelikli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi gerekmektedir. E-Arşiv sistemindeyse yalnızca ay sonunda bir rapor iletimi sağlanarak kuruma bilgi verilmektedir.

E-Fatura E-Arşiv portal noktasında da birbirlerinden ayrılmaktadır. Bu ayrıma göre: e-Fatura sisteminde Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı, Entegrasyon veya Özel Entegrasyon olmak üzere üç farklı opsiyon üzerinden portal erişimi sağlanmaktadır. e-Arşiv’de ise kullanıcıların bir özel entegratör ya da kendi devreye soktuğu bir bilgi işlem sistemi için onay alarak portal erişimi mümkün olmaktadır.

İşletme sahibi olarak e-fatura ve e-arşiv fatura mükellefi  olup olmadığınızı öğrenmek için Bir İşletmenin E-Fatura Mükellefi Olup Olmadığı Nasıl Öğrenilir? adlı blog yazımıza göz atabilirsiniz.

 

Orka Demo

Bir İşletmenin E-Fatura Mükellefi Olduğu Nasıl Öğrenilir?

by E-ÇözümlerE-Fatura
Orka Demo

İşletmelerin ticari takip yapabilmeleri ve gerekli bilgileri resmi kurumlara bildirebilmeleri için kullanılan e-fatura sistemi dijitalleşme yolunda en sık kullanılan araçlar arasında yer alır. Geleneksel fiziksel süreçlerin aksine bu sistem oldukça kolay bir şekilde kullanılabilmektedir. Sanal bir ortamda gerçekleşmesi sayesinde normalde uzun süren fatura kesme veya takip gibi konular son derece hızlı bir şekilde tamamlanabilmektedir. Bu şekilde şirketlerin verimliliğini artırmalarına da yardımcı olabilmektedir. Çeşitli araçlar sayesinde hem kullanıcının hem şirketin güvenliği de sağlanır. E-imza ve e-mühür gibi uygulamalar kullanılarak şirket adına alınan aksiyonlar yalnızca yetkili kişiler tarafından sürdürülebilir. İşletmelerin e-fatura mükellefi olmak için izleyebileceği adımlar oldukça basittir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönlendirmeler izlenerek başvuru süreci başlatılabilir.

E-Fatura Mükellefi Ne Demek?

Ticari ve resmi süreçlerin dijital ortamlara aktarılması hem sürdürülebilirlik hem de verimlilik açısından ciddi faydalar sağlamaktadır. Bunlar arasında en sık görülen uygulamalardan biri de e-fatura olmaktadır. Son derece rahat bir kullanım sunan bu uygulamadan faydalanan şirketler e-fatura mükellefi olarak adlandırılır. E-fatura sistemine dahil olan, başvuru sürecini tamamlamış ve portala giriş hakkına sahip olan firmalar bu şekilde görülmektedir. Resmi kurumlar tarafından belirlenen koşullara uyan şirketler e-fatura mükellefi listesi içinde yer alabilir. Benzer şekilde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirttiği belli durumları karşılayan şirketlerin de bu uygulamaya dahil olması bir zorunluluk halini almıştır. Bu koşullar düzenli olarak güncellenmektedir. Belli aralıklarla değişen e-fatura mükellefi olma şartları resmi kanallardan incelenebilir.

Kimler E-Fatura Mükellefi Olabilir?

E-fatura sisteminden faydalanmak için belli koşulların sağlanması yeterli olacaktır. Bunlar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen zorunluluklardır. Kanunda belirtilen bu özellikler ikiye ayrılabilir: e fatura mükellefi olma zorunluluğu olan firmalar ve gönüllü olarak e-fatura kullanımı tercih eden şirketler. Bu uygulamanın kullanımının zorunlu olduğu şirketler brüt satış hasılatı belirli bir düzeyin üstünde olan firmalar olmaktadır. Bu sınır belirli süreler arasında değişiklik göstermektedir. Bu sebeple belirlenen gelir miktarı hakkında en doğru bilgi Gelir İdaresi Başkanlığı başta olmak üzere resmi kaynaklardan edinilebilmektedir. 4760 sayılı kanunun 1 numaralı ekinde belirtilen ürünlerin imal, ithal ve teslim edilmesi gibi süreçleri uygulamak amacıyla Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan lisans almış şirketler de e-fatura mükellefi olma hakkına sahip olabilir. Özel Tüketim Vergisi Kanunu’nun 3 numaralı ekinde belirtilen listedeki ürünleri imal ve ithal eden şirketler de bu listeye dahildir. Aynı şekilde 6563 sayılı kanunda belirtilen aracılar veya 5957 sayılı kanunda meyve ve sebze ticareti yapan şirketler de e-fatura mükellefi olabilir.

E-Fatura Mükellefi Sorgulama

Bir işletmenin e-fatura mükellefi olduğunu öğrenmek için tekrar dijital kanallara başvurmak yeterlidir. E-fatura mükellefi kontrol amacıyla resmi e-fatura portalına giriş yapılması gereklidir. Mükellefin vergi numarası veya TC kimlik numarası ile bu sisteme giriş yapılabilir. Sonrasında sitede bulunabilen e-fatura mükellefi listesi incelenebilir. Aradığınız işletmenin bu listede var olması o firmanın bir e-fatura mükellefi olduğunu gösterir. E-fatura mükellefi sorgulama sürecine benzer şekilde, e-fatura sorgusu da aynı ekrandan yapılabilir. Bir faturanın doğruluğunu kontrol etmek için aynı sisteme giriş yaptıktan sonra fatura numarası üzerinden gerekli incelemeler yapılabilir. Tüm bu fonksiyonlar sayesinde e-fatura mükellefi sorgulaması yapılabilir. Son derece kolay bir kullanım sunan bu sistem ile firmalar fatura kesme sürecini çok daha verimli ve rahat bir hale getirebilir. Dijital ortamlarda gerçekleşen pek çok işlem gibi bu araçlar da her türlü platformdan kullanılabilir.